1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
David Proga
SimpleGrow
Stettiner Str. 41, 35410 Hungen
E-Mail: david.proga@simplegrow.io
2. Gegenstand
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung von "Beleg.Butler". Beleg.Butler ist ein SaaS-Dienst zur automatisierten Erfassung, Analyse (OCR) und Kategorisierung von Eingangsrechnungen per E-Mail-Integration.
3. Art der verarbeiteten Daten
Im Rahmen der Nutzung verarbeite ich insbesondere:
- Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse)
- Finanz- & Rechnungsdaten (IBAN, Steuernummern, Beträge, Händlerdaten)
- Metadaten aus E-Mails (Absender, Zeitstempel)
- Dateianhänge (PDF, Bilddateien von Belegen)
4. Zweck & Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Bereitstellung des Dienstes, Analyse der Belege) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Wahrung berechtigter Interessen (Sicherheit, Optimierung) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
5. Eingesetzte Technologien & Auftragsverarbeiter
Ich setze folgende Dienstleister ein, um den Service zu erbringen. Alle Anbieter wurden sorgfältig ausgewählt, um höchste DSGVO-Standards zu erfüllen:
Microsoft Azure OpenAI Service:
Zur Extraktion von Daten aus Rechnungsdokumenten (OCR/KI-Analyse). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland/Europa. Es werden nur die notwendigen Daten übermittelt. Keine Nutzung der Daten zum Training der Modelle durch Microsoft.
n8n / Make.com:
Zur Automatisierung der Workflows. Ich nutze ausschließlich Serverstandorte innerhalb der Europäischen Union (EU), um die DSGVO-Konformität sicherzustellen.
Supabase:
Zur Speicherung und Bereitstellung der extrahierten Daten für den Nutzer (Dashboard-Datenbank). Hosting erfolgt in Deutschland/EU (AWS Frankfurt).
E-Mail Provider:
Zur Entgegennahme der weitergeleiteten Rechnungen.
6. Datensicherheit & Verantwortung
Die rechtliche Verantwortung für die Aufbewahrung der Belege (GoBD) verbleibt beim Nutzer. Beleg.Butler dient als technisches Hilfsmittel zur Vorbereitung.
7. Speicherdauer & Rechte
Ich speichere Daten nur so lange wie nötig. Sie haben das Recht auf Auskunft, Löschung und Berichtigung Ihrer Daten. Kontaktieren Sie mich hierfür unter der oben genannten E-Mail.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – Information
Da Beleg.Butler personenbezogene Daten (u.a. von Ihren Lieferanten auf den Rechnungen) in Ihrem Auftrag verarbeitet, agiere ich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
Ich verpflichte mich zur Einhaltung aller Vorgaben der DSGVO, insbesondere:
- Verarbeitung nur auf Weisung
- Verpflichtung auf Vertraulichkeit
- Einsatz technischer Schutzmaßnahmen (Verschlüsselung)
- Unterstützung bei Betroffenenrechten
Detaillierte AVV-Verträge werden bei Vertragsabschluss (Start der Beta/Live-Betrieb) bereitgestellt.